Como já é de conhecimento de todos, os efeitos da pandemia da COVID-19 para a economia são gigantes e os impactos nas receitas das empresas são variados e incertos.
Muitos negócios simplesmente deixaram de operar devido ao isolamento social e as empresas dependentes dos canais físicos e presenciais de vendas vêm sofrendo grandes impactos financeiros.
Nesse contexto, a projeção de entradas (recebimentos) do fluxo de caixa torna-se ainda mais importante do que já era para a definição das ações de contenção, estabilização e recuperação de um negócio.
Ao mesmo tempo que fica mais importante, a projeção de entradas transforma-se em processo ainda mais complexo, pois uma nova variável ganha grande proeminência no processo, a estratégia sanitária de cada país, estado ou município.
Para clarear um pouco o processo de projeção, este artigo propõe uma análise dividida em três componentes principais:
- Gestão do contas a receber
- Previsão de vendas
- Processos de cobrança
A seguir, apresentamos para cada um destes componentes, alguns métodos e processos de planejamento e controle, bem como sugestões de ações para garantir o maior volume possível de entradas no fluxo de caixa.
Gestão do contas a receber
Cada perfil de negócio tem características próprias de recebíveis, que dependem dos meios de pagamento utilizados (boleto, cartões, transferências, à vista etc.) e dos prazos médios de recebimentos.
Porém, independente do setor, em um momento como o atual, a gestão minuciosa do contas a receber é crítica para ter uma visão mais clara da previsão de entradas no curto prazo e médio prazo.
Para viabilizar isso é fundamental ter controles estruturados, de preferência através de sistemas integrados de gestão, que facilitem a identificação dos títulos a receber, com respectivos prazos de vencimento, valores e informações de clientes.
Também é fundamental estar atento ao aumento do risco de inadimplência; o que exige um monitoramento proativo dos recebimentos planejados para cada cliente.
Para garantir a antecipação de uma perda ou um problema com os recebíveis é fundamental estar em constante troca de informações com os clientes, buscando avaliar o impacto da crise na capacidade de pagamento e de cumprir os compromissos.
Se o cliente não tiver condições de cumprir com os compromissos previamente acordados, a empresa deve estar preparada para renegociações, buscando chegar a acordos que permitam ao cliente cumprir suas obrigações de pagamento e, ao mesmo tempo, dê à empresa a confiabilidade de receber em um prazo razoável em consonância com a sua necessidade de caixa.
A realização de acordos aumenta a previsibilidade de recebimentos, e nesses acordos podem ser discutidos prazo de pagamento, carência, isenção de juros, entre outros.
Previsão de vendas
Previsão de vendas é um exercício analítico para definição de expectativas e metas para diferentes horizontes de tempo, sendo a base para o orçamento anual, metas de vendas, bem como o plano de produção, de compras e para contratações e demissões.
Em um momento como o atual, a construção de cenários de vendas é fundamental para avaliar as decisões críticas do negócio e a forma mais segura de avaliar os impactos e os riscos relacionados a cada cenário.
Independente dos métodos utilizados, é recomendável ser muito conservador no momento de prever e avaliar riscos, pois a continuidade do negócio pode ficar em perigo, dependendo das ações que a empresa fizer nesse momento de crise.
Para conduzir um processo de previsão de vendas, é fundamental desdobrar as vendas e avaliar impactos por produtos, canais de vendas e distribuição, região etc.
Cada modelo de negócio será impactado de forma diferente, porém se o seu negócio não possui uma proposta de serviços ou produtos digitais, esse é o momento de pensar em transformá-los. É hora de se reinventar!
Ao se desdobrar por produto e serviço, deve-se priorizar produtos com aderência ao mundo digital e com maiores margens e menor ciclo operacional e financeiro, ou seja, menor necessidade de capital de giro.
É o momento de reduzir e focar o portfólio naquilo que gera caixa e isso deve ser refletido nas previsões e metas da equipe.
Por fim, as medidas de distanciamento estão afetando de forma desigual países, estados e municípios e impactam principalmente negócios dependentes de canais físicos de vendas e prestação de serviços, como operações de varejo e alguns tipos de prestação de serviços.
O exercício de previsão de vendas regionalizado contribui para uma maior confiabilidade e oferece às empresas a possibilidade de tomar medidas focalizadas para o aumento das vendas.
Processos de cobrança
Se as ações citadas acima no contas a receber não forem suficientes, o processo de cobrança torna-se crítico para garantir importantes fluxos de entradas.
O fundamento do planejamento de cobrança é possuir uma base de dados que contenha informações como: montante de dívida, valores a receber, valor já quitado, prazo de atraso, entre outros.
Além de uma base de dados estruturada, é fundamental a definição de políticas claras e alinhadas às melhores práticas de cobranças, considerando ações específicas para cada perfil de cliente e de dívida, usando as ferramentas adequadas e, se necessário, considerando a contratação de uma empresa especializada para recuperar estes valores de forma mais assertiva.
Agora que você sabe melhor como fazer sua projeção de (recebimentos) do fluxo de caixa, baixe nossa planilha para ajudar nesse processo.
