Entenda a economia trazida pela gestão estratégica da folha de pagamentos
Não é novidade para nenhuma empresa o quanto as despesas com a folha de pagamentos interferem na saúde financeira de um negócio. Uma gestão eficiente dessas atividades, com foco em resultados, é primordial para o desempenho saudável de uma organização, seja ela de pequeno, médio ou grande portes.
Além de garantir que todos os colaboradores recebam seus salários e benefícios corretamente, em compliance com a legislação trabalhista e regulações sindicais, uma boa administração da folha de pagamentos pode resultar em economias significativas de recursos financeiros e de tempo.
Nossa experiência em atuar como BPO da folha de pagamentos em diferentes tamanhos e segmentos de negócio nos permite listar algumas estratégias que podem ser pensadas pela gestão das empresas na busca por essa economia:
1 – Automatização de processos para evitar multas e penalidades
A legislação trabalhista no Brasil é extremamente rigorosa e bem estruturada. Para evitar discrepâncias entre os dados empresariais e governamentais, foi criado o eSocial, um sistema que centraliza a entrega de todas as informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas dos empregados.
Essa centralização exige que as empresas ajustem seus sistemas internos para assegurar a transmissão correta dos dados, o que pode representar um desafio significativo.
A automação permite uma gestão mais ágil e precisa desses dados. Softwares integrados não só minimizam erros, mas também facilitam a conformidade com a legislação trabalhista, evitando multas e penalidades.
2 – Revisão contínua de benefícios e salários
Revisar regularmente a estrutura de salários ajuda a garantir que a empresa esteja alinhada com o mercado e que os recursos sejam aplicados de forma eficiente.
Analisar e ajustar pacotes de benefícios pode resultar em economias significativas, sem comprometer a satisfação dos funcionários, podendo até surpreendê-los positivamente.
Renegociar contratos com fornecedores de benefícios, como planos de saúde e vale-refeição, pode resultar em condições mais vantajosas e redução de custos. Comparar diferentes fornecedores e opções no mercado pode revelar economias significativas.
Investir em benefícios e administrá-los com eficácia é uma estratégia positiva tanto para a empresa, quanto para os empregados.
3 – Gestão eficiente de horas extras, afastamentos e licenças
Controlar as horas extras é crucial para evitar custos desnecessários. Implementar políticas claras e ferramentas de controle de jornada, como sistemas de ponto eletrônico, pode ajudar a monitorar e limitar as horas extras. O uso de banco de horas também é uma alternativa eficaz para gerenciar o tempo de trabalho e compensação aos colaboradores.
Além disso, ter um controle rigoroso sobre afastamentos e licenças, como licença maternidade, paternidade e afastamentos médicos, ajuda a planejar melhor a substituição temporária de funcionários e a evitar gastos excessivos com contratações emergenciais.
4 – Terceirização de serviços de folha de pagamento
Contratar um serviço de BPO da folha de pagamentos para essa gestão pode ser uma maneira eficiente de reduzir custos operacionais. Empresas especializadas, como a Moore, possuem expertise e tecnologia avançadas para administrar a folha de forma mais eficiente, permitindo que a empresa se concentre em suas atividades principais.
Além disso, o conhecimento sobre as particularidades e dinâmicas de diferentes setores advindo de um BPO pode dar luz a soluções estratégicas que vão além da conformidade legal e regulatória, refletindo em bons resultados.
5 – Eficiência operacional para geração de dados relevantes às tomadas de decisão
As rotinas da gestão de folha de pagamento tendem a ser mais pragmáticas e operacionais, por envolverem cálculos precisos e rigor absoluto em frente das legislações e regulações. Isso não diminui a importância estratégica dessas rotinas, pelo contrário, se elas tiverem eficiência operacional, com boa gestão dos controles internos e de riscos, elas irão gerar dados importantes para as tomadas de decisão da alta governança, contribuindo com prosperidade dos negócios.
6 – Análises integradas à gestão de recursos humanos
As análises sofisticadas advindas de uma estrutura operacional eficiente da folha de pagamentos, com bons controles internos e gestão de riscos, quando integradas à gestão de recursos humanos, podem trazer vantagens significativas à organização, tais como, processos de contratação e demissão eficazes e estruturados, retenção de talentos e visibilidade de marca empregadora.
A gestão dos recursos humanos é de extrema importância para a prosperidade da organização. Ela estará sempre voltada para pensar na evolução profissional do corpo de colaboradores, alinhando o seu bem-estar e expectativas às metas dos negócios. O desenvolvimento de planos de carreira, com descrição de cargos e funções, avaliações de desempenho e treinamentos focados na melhoria do desempenho dos colaboradores, é fundamental para uma organização que deseja trilhar o caminho da perenidade.
7 – Auditorias internas ou avaliações externas regulares
Realizar auditorias internas periódicas na folha de pagamento ajuda a identificar e corrigir inconsistências, fraudes ou erros. Auditorias podem revelar oportunidades de economia e garantir que a empresa esteja em conformidade com as obrigações legais. Caso a empresa não tenha uma área de auditoria interna estruturada, ela pode optar por avaliações externas realizadas por empresas de auditoria como a Moore.
8 – Uso de tecnologias avançadas, como Inteligência Artificial (IA)
A revolução da Inteligência Artificial (IA), que se iniciou há quase dois anos, é tida pelos especialistas como a revolução tecnológica mais rápida e impactante de todos os tempos. O diferencial dessa revolução em relação às anteriores é que ela nos proporciona a capacidade de expandir nossas habilidades cognitivas, simulando ou triplicando a inteligência humana em máquina.
Todos os dias surgem novas soluções e ferramentas de IA que podem impactar no negócio, inclusive para a área de recursos humanos e folha de pagamento, facilitando a triagem de candidatos a emprego, identificação de talentos internos, aplicação de treinamentos e interpretação de cálculos robustos.
É necessário acompanhar o surgimento dessas tecnologias e testá-las rapidamente nesse ambiente, proporcionando o aumento da produtividade e da redução de custos.
Conclusão
A gestão correta da folha de pagamentos não só assegura o cumprimento das obrigações trabalhistas, mas também pode resultar em economias substanciais para a empresa.
Além disso, a adoção de estratégias como automatização de processos, revisão contínua de benefícios e salários, gestão eficiente de horas extras, afastamentos e licenças, terceirização de serviços essenciais, uso da inteligência artificial e análises integradas com a gestão de recursos humanos, podem otimizar ainda mais essa economia.
Com uma administração eficiente, é possível reduzir custos e aumentar a eficiência operacional, contribuindo para a saúde financeira e o crescimento sustentado da empresa.
